Over SERIS

Bij SERIS zetten we ons elke dag in om organisaties optimaal te beschermen. Als toonaangevende speler in bewaking en beveiliging combineren we de nieuwste technologieën met de expertise van onze hoogopgeleide professionals. Zo bieden we innovatieve en betrouwbare oplossingen, volledig afgestemd op de noden van onze klanten.

Binnen SERIS Technology focussen we op geavanceerde technologische oplossingen zoals toegangscontrole, inbraak- en branddetectie en videobewaking. Deze systemen integreren we naadloos in de omgeving van onze klanten, zodat zij zich volledig kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.

Als Administration Support Officer ben je een cruciale schakel in onze organisatie. Je zorgt ervoor dat administratieve en facturatieprocessen vlot, correct en efficiënt verlopen, en draagt zo rechtstreeks bij aan een kwalitatieve dienstverlening.

Jouw verantwoordelijkheden?

1. Administratie & algemene ondersteuning

Je zorgt voor een vlotte administratieve werking binnen de afdeling:

• Je verzorgt dagelijkse administratieve ondersteuning
• Je beheert documenten op een gestructureerde manier (archivering, templates, contractmappen, serviceonderhouden)
• Je springt flexibel bij als back-up binnen verschillende domeinen zoals facturatie, contractbeheer en masterdata

2. Facturatie

Je bent verantwoordelijk voor een correcte en tijdige facturatiestroom:

• Opstellen en verwerken van complexe facturen en creditnota’s
• Behandelen van afwijkingen, fouten en klantvragen rond facturatie
• Opstellen van rapportages en uitvoeren van kwaliteitscontroles
• Meewerken aan optimalisaties van systemen en processen
• Opvolgen van openstaande betalingen samen met credit collection

3. Contractbeheer

Je bewaakt de kwaliteit en opvolging van onze contracten:

• Controleren, opstellen en archiveren van contracten in het ERP-systeem
• Opmaak van contracten voor sites binnen raamovereenkomsten
• Opvolgen van termijnen, verlengingen en wijzigingen
• Signaleren van afwijkingen en risico’s

4. Business Support & orderflow

Je ondersteunt de commerciële en operationele flow:

• Verwerken en controleren van orders en offertes (o.a. MAC)
• Beheren van meetstaten en templates in het CRM-systeem
• Ondersteunen van order- en oplevertrajecten
• Waken over correcte en consistente dataverwerking

5. Master Data Management

Je zorgt voor correcte en betrouwbare data:

• Aanmaken en beheren van klanten, werven en serviceartikelen
• Actualiseren en controleren van klantgegevens
• Uitvoeren van financiële checks
• Bewaken van datakwaliteit en consistentie

6. Communicatie & samenwerking

Je werkt nauw samen met verschillende interne en externe stakeholders:

• Afstemming met o.a. sales, projectmanagement, planning en boekhouding
• Beantwoorden van klantvragen rond facturatie en contracten
• Actieve bijdrage aan teamwerking en kennisdeling

Wat verwachten we van jou?

Kennis en ervaring

• Minimaal een diploma secundair onderwijs
• Ervaring of affiniteit met administratie en facturatie
• Basiskennis van boekhouding
• Ervaring met CRM- en/of ERP-systemen is een plus

Vaardigheden

• Sterk analytisch en organisatorisch vermogen
• Nauwkeurig en kwaliteitsgericht
• Goed in plannen en prioriteiten stellen
• Communicatief sterk en klantgericht
• Proactief en probleemoplossend
• Teamplayer die ook zelfstandig kan werken
• Stressbestendig en in staat meerdere dossiers tegelijk te beheren

Talen

• Nederlands: zeer goed
• Engels: basiskennis
• Frans: basiskennis

Wat bieden we?

• Vast contract binnen een warme, professionele organisatie met de stabiliteit van een internationale groep
• Afwisselende functie met ruimte om bij te leren en jezelf verder te ontwikkelen
• Realistische doorgroeimogelijkheden, afgestemd op jouw talenten en ambities
• Marktconforme verloning volgens ervaring, aangevuld met extralegale voordelen zoals:
• Maaltijdcheques
• Groepsverzekering
• Mogelijkheid tot hospitalisatieverzekering (eigen bijdrage)
• GSM en PC
• 20 dagen verlof aangevuld met betaalde ADV-dagen

Is dit de job die je zoekt?

Krijg je energie van structuur brengen, processen optimaliseren en samenwerken met verschillende teams?

Solliciteer vandaag nog of neem contact met ons op via recruitment@seris.be.

We kijken ernaar uit je te ontmoeten!